Unidad III Administración de tiempo

3.1 Enfoques de la administración del Tiempo.

Es una manera de ser y una forma de vivir. Hoy, se puede considerar al tiempo como uno de los recursos más importantes y críticos de los administradores. La administración del tiempo; es uno de los recursos más apreciados. Sin embargo, se trata de un bien que no se puede ahorrar, sino que pasa, no retrocede y es imposible de recuperar. Si se malgasta, se derrocha algo muy valioso.

Características del tiempo

•  Puede ser un enemigo a vencer o un aliado si lo logramos organizar.  
• Puede ser un recurso escaso, si no se controla en función de las prioridades que se le asignen a las actividades diarias a un emprendedor.
• Puede ser un amigo o un enemigo en el logro de los objetivos y metas que se planteen.
• No se puede comprar.
• No se puede atrapar, detener o regresar.
• Es lo más valioso que tiene los individuos, por lo que hay que utilizarlo con el máximo grado
• de efectividad.
• Se dice que nadie tiene suficiente tiempo, sin embargo todo el mundo tiene todo el tiempo que hay. 

3.2 Estrategias para administrar el tiempo.

Planeación

La planeación es un proceso complejo. Algunas personas son buenas para planear y otras no. Hay quien parece estar tan lleno de actividades  y con tiempos tan limitados que alega no tener horas disponibles para planear. Sin embargo, planear es la clave para aliviar la tensión que produce el disponer de tan poco tiempo.

Se pueden hacer planes a largo o a corto plazo. Si hablamos de largo plazo nos referimos a mayores de 3 meses y cuando sea a corto plazo es lo que esperamos lograr  hoy o en esta semana.

Auxiliares para la planeación a largo plazo

Son una parte importante de la administración efectiva del tiempo. Simplemente es imposible recordarlo todo. Pero no hay que dedicarle mucho tiempo a estos auxiliares, en otras palabras, la planeación debe ahorrarle tiempo no al contrario.

• Hoja de plan de acción.
• Grafica de Milestone.
• Diagrama de PERT

Auxiliares para planes a corto plazo

Las acciones por seguir a largo  deben integrarse en orden de importancia junto con otras exigencias. Estos pasos tan distintos forman parte de sus planes a corto plazo. Los planes a corto plazo pueden diseñarse y programarse mejor sobre una base diaria o semanal:

• Planes semanales.
• Planes diarios.

3.3 Efectividad en el manejo del tiempo.

Desperdiciadores de tiempo

• Externos: provocados por otras personas, factores
• Internos: provocados por nosotros mismos.

Los beneficios de utilizar mejor el tiempo

Cuando usted logre hacer un mejor uso de su tiempo, puede beneficiarse al tener la posibilidad de consumar actividades de largo plazo como las siguientes:

• Planear una carrera: Realizar un curso para su futuro y establecer un plan para alcanzar esa meta. Haga algo productivo.
• Leer: Estar actualizado es cada vez más importante en el mundo complejo de hoy. Tener más tiempo le permitirá leer material relacionado con su trabajo o bien, estudiar nuevos temas o leer más sobre su afición o actividad.
• Comunicarse: El tiempo extra le permitirá mejorar y/o iniciar relaciones interpersonales.
• Relajarse: Necesita planear un tiempo para ello. Si usted no descansa de la diaria molienda, su salud puede llegar a alertarse o a “consumirse”.
• Pensar: Como resultado de la innovación, pueden surgir mejores métodos y nuevas oportunidades. Tener más tiempo le permitirá desarrollar estrategias y pensar algún plan para establecer y lograr importantes y nuevos retos.

3.4 Matriz para el manejo del tiempo

Para saber que estamos utilizando correctamente el tiempo, acudiremos a la matriz del tiempo en la cual se combina las dimensiones de lo importante y no importante con las dimensiones de lo urgente y no urgente las cual se puede apreciar en el gráfico siguiente:

Lo Urgente e Importante (Cuadrante I). Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazada nuestra existencia hoy.

Lo importante y no urgente (Cuadrante II), están las personas que planifican, pero no cumplen con su plan, porque en el día a día distraen su tiempo en otras cosas, faltándoles tiempo para cumplir con su plan, haciendo las cosas contra el tiempo.

No importante y urgente (Cuadrante III) están las personas que no planifican, por lo tanto no saben que es lo importante y son reactivos porque su vida está en función de lo que los demás quieren que haga, quienes lo presionan a hacer cosas de forma urgente, no teniendo la persona capacidad para elegir. 

No importante y no urgente (cuadrante IV) están las personas que deciden ocupar su tiempo en cosas triviales, cosas que no le permiten construir nada, sólo pasar el tiempo divirtiéndose.

I. Urgente	II. No urgente
Crisis.  Problemas. Plazos que vencen.	Preparación. Prevención.  Clarificación de valores.  Planeación.  Construir relaciones. Relajación necesaria.  Crecimiento interior.
III. Urgente pero no importante	IV. No urgente ni importante
Interrupciones innecesarias.  Reportes innecesarios.  Juntas irrelevantes. Algunas llamadas y correos. Asuntos menores de otros.	Trivialidades. Trabajo sólo por ocuparse. Algunas llamadas y correos.  Actividades de escape. Correo irrelevante. Televisión excesiva.  Relajación excesiva

 Mapa mental: Administración del tiempo:

Bibliografías:

Administración del tiempo como recurso. Jack D. Ferner 

Haynes,Marion E.(1991). Administración del tiempo.Mexico:Trillas.Pag.34,36,37.38,44,46,

Haynes , M. (2007). Administración del tiempo. México: Trillas.

E Marcel Cabrera Ángel, Administración del tiempo, ppt.